Boekhouding voor B&B-ondernemers

Voor de meeste B&B-houders is de administratie een noodzakelijk kwaad. Maar wie zijn zaakjes goed op orde heeft, kan daar veel plezier
aan beleven. Niet alleen is de belastingaangifte dan een stuk sneller gedaan, maar een actuele boekhouding geeft ook door het jaar heen een schat aan informatie. Kiest u een simpele spreadsheet of een online boekhoudhulp?

*Serieuze onderneming*
Een B&B is een serieuze onderneming. Een gemiddelde B&B in Nederland heeft een omzet van circa € 14.063. Reden genoeg om er een serieuze administratie op na te houden. Maar hoe? Om te beginnen stelt de fiscus enkele voorwaarden. Zo moet u bankafschriften, ontvangen en verzonden facturen, kassabonnen, contracten, agenda’s en correspondentie in principe zeven jaar bewaren. De Belastingdienst stimuleert een digitale boekhouding, dus niets houdt u tegen om een spreadsheet- of boekhoudprogramma te gebruiken als debiteuren- en crediteurenadministratie en de agenda online bij te houden. Denk er wel aan dat deze bestanden ook jaren later nog toegankelijk moeten zijn. Een verouderd boekhoudprogramma is dus niet aan te raden. Zorg ook voor een kopie van uw administratie op een usb-stick of in de cloud.

*Doe-het-zelven*
Veel kleine ondernemers houden hun boekhouding zelf bij. Een groot voordeel daarvan is dat op ieder moment in het jaar inzichtelijk is of u winst maakt en hoeveel. Aan het einde van het jaar draagt u het bestand over aan een administratiekantoor of boekhouder, die vervolgens de inkomstenbelastingaangifte doet. Hoe minder tijd deze professional kwijt is aan het intikken, controleren en corrigeren van gegevens, des te lager de rekening. Een nette administratie werkt dus geldbesparend.

Een eenvoudige boekhouding is goed bij te houden in een spreadsheet voor inkomsten en uitgaven, onderverdeeld in tabbladen. Voor kenners is zo’n spreadsheet gemakkelijk zelf te maken in Microsoft Excel of het gratis Calc, onderdeel van Open Office. Anders heeft een collega-ondernemer of boekhouder misschien een sjabloon beschikbaar, zodat u niet zelf het wiel hoeft uit te vinden.
Hierin vult u met enige regelmaat de bonnetjes in. Gegevens van internetbankieren zijn doorgaans te importeren, zodat ze ook in Excel zichtbaar zijn, desgewenst in categorieën gerubriceerd. Handige kolommen zijn bijvoorbeeld datum, naam, factuurnummer, omschrijving, prijs, BTW-bedrag en/of tarief, categorie en betaalstatus. Wie zelf de BTW-aangifte doet – zoals veel kleine ondernemers doen – kan facturen zo gemakkelijk rangschikken.

*Uren bijhouden*
Voor ondernemers is het ook belangrijk bij te houden hoeveel uren ze in de zaak steken. Wanneer dit er ten minste 1225 per jaar zijn, bestaat er waarschijnlijk recht op zelfstandigenaftrek en dat betekent een behoorlijke belastingbesparing. Je kunt het aantal gewerkte uren dagelijks in de agenda schrijven, maar handiger is om ook die digitaal bij te houden. Laat de spreadsheet de uren automatisch optellen, zodat u gaandeweg het jaar weet hoe u ervoor staat en eventueel nog een tandje kunt bijzetten. Alle uren tellen mee, ook tijd die u steekt in het uitzoeken van streekproducten, het wassen van beddengoed en natuurlijk: de administratie!

*Boekhoudhulp*
Wie meer gemak wil, kan gebruik maken van één van de online boekhoudprogramma´s die worden aangeboden voor (kleine) ondernemers. Hierin kunt u bijvoorbeeld facturen maken, die automatisch in de debiteurenadministratie terecht komen. Nog meer tijdbesparing is te bereiken door het systeem te koppelen aan internetbankieren. Sommige pakketten zijn gratis tot een maximum aantal facturen van bijvoorbeeld vijf per maand. Andere bieden een gratis proefperiode aan. Daarna betaalt u één of meer tientjes per maand, afhankelijk van de mogelijkheden die het programma biedt. Een alternatief is de aanschaf van een compleet pakket ineens, zonder maandelijkse verplichtingen. Voorbeelden zijn e-Boekhouden.nl, Reeleezee, Moneybird, Davilex Online en Exact Online.

*Tip*
Kleine ondernemers krijgen korting op de af te dragen BTW als het te betalen bedrag onder de € 1.883 blijft. U hoeft zelfs helemaal geen BTW af te dragen als u minder dan € 1.345 zou moeten betalen. De BTW die u zelf betaalt, mag u aftrekken van de BTW die u moet afdragen. Als u net op de grens zit, kan het handig zijn om aan het einde van het jaar nog een grote aanschaf te doen of om in de kerstperiode dicht te gaan. Of dat gunstig uitpakt, weet u alleen met een actuele BTW-administratie. Als u meer jaren achtereen deze kleine-ondernemersregeling hebt kunnen toepassen, kunt u vragen om ontheffing van administratieve verplichtingen. Dan hoeft u geen omzetbelasting meer aan te geven.

*Zo doe ik mijn administratie*

*De Drie Scheepkens - John Mangelaars (3 kamers)*
“Voor de boekhouding gebruik ik Davilex. Dat kost maar €180 per jaar en zo kan ik door het jaar heen vrij goed zien waar we staan. We hebben wel eens gekeken naar hotelpakketten, maar daarvoor betaal je al snel €200 per maand. En ze lossen niet eens het probleem op dat je in booking.com en bedandbreakfast.nl apart moet blijven bijhouden. Dat is mij het geld niet waard.”

*Résidence La Vie en Rose - Karlijn Dapper (3 kamers)*
“Bij ons is het uitgangspunt dat onze accountant weinig werk moet hebben aan onze administratie. Mijn man heeft een eigen spreadsheet in Excel ontwikkeld dat goed matcht met het systeem van de accountant. We hebben dat niet gekoppeld aan onze bankrekening, dus iedere maand moeten we een hele berg facturen inkloppen. Dat is ongeveer twee uur werk. Niet weinig, vind ik, maar het voordeel is dat je een goed overzicht hebt van wat er die maand is omgegaan in je bedrijf.”

*Het Hemelrijck - Johan Holthof (2 kamers)*
“Ik heb zelf een Excel-document uitgevogeld waarin ik alle inkomsten en uitgaven bijhoud. Het kost me twee uur per maand om mijn bonnen in te voeren, inclusief de betaalde BTW voor mijn BTW-aangifte. De BTW-bedrage highlight ik voor mijn boekhouder, zodat hij het makkelijk kan controleren. Ik zou alleen een boekhoudpakket aanschaffen als ik maar eenmalig geld kwijt zou zijn, niet jaarlijks of maandelijks.”

*Huize Nijhof - Annet Schuiling (1 kamer)*
“Ik spaar mijn bonnen een heel jaar op voor de BTW-aangifte. Die doe ik zelf. De aangifte inkomstenbelasting besteden we uit aan een boekhouder. Ik geef hem gewoon de bankafschriften en alle benodigde gegevens. Een speciaal programma heb ik nooit overwogen. Met onze ene kamer is dat vast niet lonend.”

*Chocolat B&B Maastricht - Monique Dudok (2 kamers)*
“Mijn man zet alles in spreadsheets en dat gaat naar de boekhouder. Dat kost hem zo’n twee uur per maand. Meer dan een spreadsheetprogramma hebben we niet nodig. Dit werkt heel overzichtelijk.”

~Auteur: José Mast~