‘Cijfers liegen niet’ is een bekend gezegde. Het is bovendien een waarheid als een koe. Een goede b&b-ondernemer verzorgt zijn boekhouding net zo goed als zijn gasten. Waar u op moet letten.
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht enkele administratieve zaken bij te houden, de zogeheten boekhouding. Boekhouden is een onderdeel van de bedrijfseconomie en betreft het bijhouden van een financiële administratie. Tijdens het boekhouden wordt bijgehouden wat de inkomsten en uitgaven zijn.
Bijhouden geeft overzicht en inzicht
Als u een eigen zaak heeft, bent u verplicht om een boekhouding en andere administratiezaken bij te houden. Voor het bijhouden van de boekhouding zijn er verschillende softwarepakketten, maar voor een ondernemer die net wil beginnen of een kleine ondernemer is de aanschaf van een uitgebreid softwarepakket niet altijd direct nodig. B&b’s zijn vaak kleinschalig en hebben geen personeel, auto van de zaak of andere meer lastigere onderwerpen die bij de boekhouding kunnen voorkomen. Het is daarom goed mogelijk om de boekhouding in een spreadsheetprogramma zoals Excel bij te houden.
Als er uiteindelijk toch veel gegevens in Excel staan, kan hiervan maar het beste goed gebruik worden gemaakt. Als uw administratie op orde is, levert u dat een schat aan informatie op over uw bed & breakfast. U houdt overzicht, kunt ontwikkelingen signaleren, op tijd bijsturen en beslissingen nemen. Hoe actueler, hoe beter inzicht in het financiële plaatje van de onderneming. Hoe staat het met de inkomsten en blijven de uitgaven binnen de marges? De ‘kostprijs’ van uw ‘product’ zit niet alleen in de inrichting en verhuur van de gastenkamers, maar ook in gewerkte uren, gas, water, licht enzovoort. Door alle kosten te verrekenen over alle inkomsten, kan een betere kostprijs worden samengesteld. Ook kunt u inzicht krijgen in privé-uitgaven en de liquiditeit.
Wie bewaart…
Volgens de wet bent u verplicht om een administratie bij te houden en minimaal zeven jaar te bewaren, onder andere voor uw belastingaangifte. Gegevens van een eigen pand moet u tien jaar bewaren. Uw administratie is de basis voor uw BTW-aangifte. Houd daarvoor onder meer het volgende bij: de facturen die u uitschrijft; de facturen die u betaalt; uitgaven en ontvangsten; en privégebruik van goederen en diensten.
Voor de start van uw bedrijf maakt u waarschijnlijk al kosten, voor inkoop of voor promotie bijvoorbeeld. Deze aanloopkosten mag u van de fiscus als bedrijfskosten aftrekken. Ook de uren die u heeft gemaakt voor de start van uw onderneming tellen mee voor het urencriterium. Dit is bijvoorbeeld handig voor de zogeheten zelfstandigenaftrek.
Moet u in een jaar minder dan 1.883 euro BTW betalen? Dan kunt in u aanmerking komen voor belastingvermindering. U maakt dan gebruik van de kleineondernemersregeling. Moet u in een jaar 1.345 euro of minder BTW betalen? Dan hoeft u helemaal geen BTW te betalen. Verwacht u dit ook de komende jaren? U kunt dan ontheffing voor administratieve verplichtingen aanvragen. U hoeft dan ook geen BTW-aangifte meer te doen.
Weet wat u uitbesteed
Een administratiekantoor berekent doorgaans gewoon zijn uren. Komt u binnen met een schoenendoos met bonnetjes, dan zal dit eerst digitaal worden ingevoerd en voor deze tijd moet u de normale hoofdprijs afrekenen. Het is dan ook aan te raden om het een en ander van administratie af te weten en zelf de gegevens vast digitaal op te slaan in een boekhoudprogramma of Excel. Administratiekantoren kunnen u precies vertellen hoe zij zo'n bestand graag zien. Vraag zo nodig vooraf om een voorbeeldbestand. Men wil u hier vast graag mee helpen.
Boekhouding via scanner
Biedt de nieuwste boekhoudtechniek uitkomst? Misschien kent u de zogeheten scantechnieken die door ontwikkelaars van administratieve software worden aangeboden. Het idee is dat u, tegen een relatief beperkt maandbedrag, met behulp van een scanner uw facturen en bonnetjes scant en dat deze vervolgens automatisch correct worden geboekt.
Op deze wijze wordt de boekhouding steeds verder geautomatiseerd. Diverse grotere accountantsorganisaties bezien dit echter met argusogen. Hun belangrijkste inkomstenbron is immers nog steeds het verrichten van administratieve werkzaamheden. Indien deze scantechnieken verder worden ontwikkeld, heeft dit automatisch tot gevolg dat duizenden arbeidsplaatsen binnen de accountancy verloren zullen gaan. Voor de kleinere accountantsorganisaties is het voeren van de administratie veelal meer een bijkomende dienst die kostendekkend dient te geschieden.
Verkeerde interpretatie
Er zitten nogal wat haken en ogen aan de genoemde scantechniek. Zeker voor de vrijetijdssector en de horeca sluiten de technieken nog onvoldoende aan op de specifieke administratieve kenmerken van de branche. Het gros van de facturen, zoals van een energieleverancier, kan eenvoudig door het systeem worden herkend. Lastiger wordt bijvoorbeeld de gemengde factuur wanneer u bij een groothandel bent geweest voor de inkopen. Want hoe kan een computer nu bepalen tot welke kostenpost bepaalde aankopen behoren? Niet alle inkopen zullen direct leiden tot omzet. Zo zijn er allerlei andere non-foodartikelen die niet onder de post inkopen thuishoren, zoals schoonmaakmiddelen, keukengerei enzovoort. Het systeem zal deze facturen echter herkennen als groothandelsinkopen.
Voor eenvoudige administraties kan een scansysteem zeker uitkomst bieden. Kennis van administratie en boekhouding is tenslotte niet meer noodzakelijk. Zolang de nieuwe technieken echter nog te statisch van aard zijn, is het wellicht handiger om de administratie nog even op de ‘ouderwetse’, betrouwbaardere wijze te blijven doen.
BBN15
