Moet je als bed & breakfast een PMS systeem nemen? Het is de vraag waar veel bed & breakfast-eigenaren op dit moment mee spelen. Het aanschaffen van zo'n systeem is namelijk een behoorlijke investering. Wij vroegen aan Greet Foekema van Ee van De Mariahoeve in Terhorne waarom zij wél een PMS systeem heeft aangeschaft. "Sinds onze bed & breakfast een reserveringssysteem heeft, hebben we minder zaken waar we ons druk over maken. Het systeem zorgt dat de gast eenvoudig kan boeken en voorkomt overboekingen," aldus Greet Foekema van Ee.
De Mariahoeve is een Bed & Breakfast in Terhorne, aan het Sneekermeer. Naast vijf kamers zijn er ook sloepen en fietsen te huren. Ook heeft de Bed & Breakfast diverse arrangementen. Zo is het niet alleen mogelijk om een kamer te reserveren, maar ook om een speciaal fiets-arrangement, sloep en slapen-arrangement, een motor-arrangement of vis-arrangement te boeken. Foekema van Ee heeft het systeem aangeschaft om overzicht te houden op de boekingen.
"We werken nu met het systeem van 123boeken en we hebben Smart Hotel als channelmanager. Die zorgt er voor dat er een verbinding is met sites als Booking.com en ons reserveringssysteem op de website. Daarnaast kan de gast rechtstreeks betalen via de ingebouwde betalingsmogelijkheden. Wij hebben alleen gekozen voor iDeal, maar het is bijvoorbeeld ook mogelijk om de gast met de creditcard te laten betalen."
"We zien echt een aantal voordelen sinds we werken met dit reserveringssysteem. Zo is er een verbinding met ons boekhoudprogramma, maar kunnen we ook meer doen aan klantenbinding. Het systeem houdt bij wat welke gast heeft gereserveerd. Hier kunnen we onze nieuwsbrieven op afstemmen. Als iemand in het verleden bijvoorbeeld een fiets-arrangement heeft gehad, kunnen we hier hem of haar een speciale nieuwsbrief sturen als het bijvoorbeeld lekker fietsweer wordt."
Zoektocht
123boeken is het derde reserveringssysteem waar Greet Foekema van Ee mee werkt. "Met ons eerste systeem kregen we maar 1 boeking per week. Toen had ik er geen vertrouwen in dat een reserveringssysteem in ons voordeel zou werken. Voor onze sloepen zijn we toen gaan werken met een ander systeem. Dat pakte goed uit en ben ik gaan geloven dat het ook voor onze bed & breakfast kan werken. Na een lange zoektocht zijn we bij 123boeken uitgekomen en dat was voor ons een succes. Elke week wordt ons duurste arrangement wel een keer geboekt."
"Het is niet zo dat het eerst systeem waar wij mee werkten slecht is, ik ken andere bed & breakfasts die het gebruiken en die er wel voordeel bij hebben. Het is maar net welk reserveringssysteem bij je past. Met het systeem dat we nu hebben kunnen we ook andere recreatiemogelijkheden toevoegen. Dat maakt het voor ons interessant, omdat we ook sloepen verhuren. Maar als je een bed & breakfast hebt met 1 of 2 kamers , dan kan ik me voorstellen dat dit systeem niet bij je past."
Foto: Het reserveringsysteem op de website van De Mariahoeve
Investering
Greet Foekema van Ee begrijpt dat het voor een bed & breakfast een investering is om aan te schaffen, maar ze laat weten dat je er als eigenaar ook iets voor terug krijgt. "Uiteindelijk koop je er tijd voor. We hoeven minder te doen om alle reserveringen te verwerken. Het ontlast ons voor een groot gedeelte en dat zorgt er voor dat we bijvoorbeeld meer tijd hebben voor de kinderen."
"Ik raad iedereen aan die ook op zoek is naar een reserveringssysteem, om goed te onderzoeken naar welk systeem bij je past. Het aanbod is namelijk heel groot. Bel gewoon rond, en vraag andere bed & breakfast-eigenaren welk systeem zij gebruiken. Mensen kunnen mij altijd bellen om vragen te stellen over het systeem waar wij mee werken."
Heeft u ook interesse gekregen in een PMS-systeem? Download hier het PMS Overzicht 2017
