Een boekingssysteem is bijna niet meer weg te denken uit de B&B-branche. Ook een channel manager, die de verschillende boekingskanalen samenbrengt, is voor veel ondernemers onmisbaar geworden. Maar wist je dat je er veel meer mee kunt dan dubbele boekingen voorkomen? Dit zijn 10 handige extra functies.
Een channel manager zorgt er in de eerste plaats voor dat de beschikbaarheidskalender op verschillende boekingskanalen altijd up-to-date is. Zodra er een boeking binnenkomt op het ene kanaal, wordt die kamer op die datum op het andere kanaal geblokkeerd. Andersom werkt dat natuurlijk ook: zodra een gast een boeking annuleert, wordt deze op alle kanalen weer opengezet. Zo kun je snel een nieuwe boeking tegemoetzien.
Een channel manager verlaagt de drempel om verschillende boekingskanalen uit te proberen en te benutten, waaronder ook social media. Een goede channel manager maakt ook inzichtelijk welke boekingskanalen voor jouw B&B het meest winstgevend zijn.
Een channel manager bespaart dus tijd, voorkomt dubbele boekingen en kan de bezettingsgraad verhogen. Daartegenover staan de kosten, die kunnen oplopen tot 100 euro of meer, afhankelijk van de functionaliteiten. Dit is wat ze aan extra’s te bieden kunnen hebben.
1 Boekingsmodule
Het meeste verdien je nog altijd aan een rechtstreekse boeking via je eigen website. Channel managers faciliteren dat door middel van een boekingsmodule op je eigen website, in je eigen huisstijl. Ook die wordt automatisch gesynchroniseerd met de andere boekingskanalen.
2 Eigen voorwaarden
In het dashboard van je channel manager kun je zelf instellen onder welke voorwaarden je de gastenkamers wilt aanbieden. Minimaal voor twee nachten bijvoorbeeld. Of vaste aankomst- en vertrekdagen. Of pas aanbieden op Booking.com als de aankomstdatum binnen twee weken ligt. Of na 18 uur geen reserveringen meer aannemen voor de volgende dag. Dit kun je per kamer variëren.
3 Upsellen
Die eigen boekingsmodule maakt het meteen heel makkelijk om meer te verkopen dan een overnachting met ontbijt alleen. Upsellen dus. Een arrangement met fietsverhuur. Een borrelplank of avondmaaltijd. Of een wellnessbezoek. De prijs zet je één keer in het systeem en hij verschijnt automatisch in de boeking.
4 Tarievenbeheer
Met de channel manager kun je op één plek de tarieven voor alle kamers op alle boekingskanalen beheren. Dat kunnen verschillende tarieven zijn, of allemaal dezelfde, rekening houdend met de verschillende commissies per boekingskanaal.
5 Aankomsttijd
Wil je ongeveer weten wanneer je gast aankomt? Vraag het gewoon in je eigen boekingsmodule. Maak er geen verplichte vraag van, maar als de gast toch al weet dat het na zes uur wordt, kun je dat maar beter van tevoren weten.
6 Automatische reserveringsbevestiging
Gasten die via je eigen boekingsmodule boeken, kunnen een automatische boekingsbevestiging per mail krijgen. Deze mail kun je volledig zelf samenstellen met een standaardtekst. De boekingsmodule zorgt ervoor dat de reserveringsgegevens, de voorwaarden en de privacyverklaring worden meegestuurd. Dat kan ook in verschillende talen.
7 Toeristenbelasting
Een channel manager kan de factuur voor de gast maken, compleet met toeristenbelasting. Tegelijkertijd houdt het systeem bij hoeveel toeristenbelasting je in de loop van het jaar al hebt geïncasseerd.
8 Nieuwsbrief
In een channel manager staan al alle e-mailadressen van gasten. Daarvandaan is het nog maar een kleine stap naar het versturen van een nieuwsbrief aan gasten die daar belangstelling voor hebben en toestemming voor hebben gegeven. Je kunt de ontvangers filteren op bijvoorbeeld leeftijd, land van herkomst of de eerdere boekingsdatum. Zo wordt het makkelijk om hen een gericht aanbod te kunnen doen.
9 Enquêtes
Wil je je B&B continu verbeteren? Dan wil je van je gasten weten hoe ze hun verblijf hebben ervaren. Door ze na afloop een mailtje te sturen met een link naar een online enquête kun je dit navragen.
10 Alle kamers in één keer
Bied je de B&B ook wel eens in zijn geheel aan voor groepen? Dan is het handig als alle kamers in één keer worden geblokkeerd. Met een channel manager kun je dat instellen.
Dit vinden B&B-eigenaren er van:
Rob Kemmeren, Dalauro (7 kamers)
“In de eerste acht jaar van ons bestaan hebben we een keer of vier, vijf een dubbele boeking gehad. Als je dat op tijd ontdekt, kun je meestal nog wel wat regelen. Maar die keer dat er gasten voor de deur stonden voor wie we geen plaats hadden, dat vond ik ontzettend vervelend. Sinds we een channelmanager hebben – drie jaar nu – komt dat gelukkig niet meer voor.”
Bas Nijboer, De Zandhoef (1 huisje en 1 Finse kota)
“Mijn vriendin belde me. ‘Jij zei toch dat er een stelletje met hond zou komen? Er staan drie dames zonder hond voor de deur!’ Ik ben toen 30 jaar ouder geworden in drie seconden. Het stelletje met hond kwam een halfuur daarna. Ik heb ze gratis bij mijn moeder ondergebracht, maar dat wil ik nooit meer meemaken!”
Linda Smidt, Vinkenest (2 kamers)
“Een channelmanager staat op mijn wish list, maar ik investeer nu liever in duurzaamheid. De synchronisatie van Booking.com en Bedandbreakfast.nl is een uitkomst voor mij. Ik heb daardoor nog geen overboekingen gehad. Als de B&B groter was, kan ik me voorstellen dat ik een channelmanager nodig zou hebben.”
Arianne de Voogd, Op ’t Hof Olmenstein (5 kamers, 3 appartementen)
“Ik gebruikte eerst de Outlook-agenda. Daarin gaf ik iedere kamer een ander kleurtje. Maar met 5 kamers maak je dan wel heel snel fouten. De kans op overboeking is dan al snel heel groot. Toen ben ik overgestapt op een eenvoudige boekingsplanner, later op een professioneel programma. Daarmee hoef ik alles maar op één plek bij te houden.”
Meer weten?
Raadpleeg het gratis PMS overzicht 2019, over software voor B&B’s en hotels.
