Door samen te werken verkoop je nooit nee

Een gezamenlijke website en folder en een gedeelde Gmailagenda. Dat is alles wat Gilde B&B Museumkwartier in Utrecht nodig heeft
om de gast beter te kunnen bedienen. Heeft de één geen kamer vrij, dan is er wel plaats bij één van de vijftien andere adressen. Bovendien houden de ondernemers elkaar scherp, vertelt initiatiefnemer Sytse Koopmans, eigenaar van Dales Gast-en-Verblijf.

~Foto: Sytse Koopmans~

*De kiem voor het samenwerkingsverband Gilde B&B* Museumkwartier ontstond toen Koopmans bij de kapper zat. “Die vertelde me dat er boven zijn zaak een b&b zou komen. Ik heb die starters aangeboden om eens te komen praten om mijn kennis te delen. Dat je beter twee eenpersoonsbedden kunt kopen dan een tweepersoonsbed, dat soort dingen. Maar ook omdat ik als ik vol zit graag een gast wil kunnen doorsturen naar een vergelijkbare b&b op loopafstand.” Dales Gast-en-Verblijf deelde zijn Gmailagenda met Gastenkamer Gaardbrug en het samenwerkingsverband was een feit. Het nieuws ging als een lopend vuurtje door het Museumkwartier en al snel hadden zich zeven b&b’s aangesloten. De eigenaars bezochten elkaar – want je wilt een gast niet doorverwijzen naar een kamer die je niet kent – en formuleerden een paar spelregels. Zo moeten alle deelnemers op loopafstand liggen binnen het Museumkwartier, het moeten ‘echte’ b&b’s zijn waar de eigenaars ook zelf wonen en de prijs-kwaliteitverhouding moet vergelijkbaar zijn, zodat iedereen gelijke kansen heeft op een boeking. De prijzen van de aangesloten b&b’s lopen uiteen van €90 tot €140 per kamer per nacht. Verschillen zijn verklaarbaar door de grootte en het luxeniveau van het aanbod.

*Gast blij, b&b blij*
De gedeelde online Gmailagenda is het belangrijkste onderdeel van de samenwerking. Elk van de b&b’s houdt daarin nauwgezet zijn reserveringen bij, zo is de bedoeling en zo gebeurt het ook vrijwel altijd. Wanneer één van de aangesloten bedrijven een reserveringsverzoek krijgt op een dag die al bezet is, kijkt hij in de agenda wie van zijn collega’s nog wel een kamer vrij heeft. “Ik ben heel blij dat ik tegen een gast kan zeggen: ‘bel die en die maar, ik weet zeker dat die plaats heeft.’ En de gast is blij met de goede service. Zonder samenwerking had hij zelf moeten gaan zoeken en was hij misschien buiten het Museumkwartier terecht gekomen. Met de gedeelde agenda kan ik ook oplossingen zoeken voor gasten die bijvoorbeeld tien dagen willen blijven. Ik kan precies zien wie een lange periode vrij heeft, zodat de gast zo min mogelijk hoeft te verhuizen.” Inmiddels bestaat het gilde een jaar of zeven en doen zestien b&b’s mee, omdat ze meer profijt dan concurrentie van elkaar ondervinden. Ze hebben een gezamenlijke folder, die onder andere door het VVV wordt verspreid, en een gezamenlijke website: "www.benb-utrecht.nl.":http://www.benbutrecht.nl/index.html Hierop kunnen gasten onder andere filteren op eigen entree, huisdieren en meer dan 2 personen. De website en de folder zijn tegelijkertijd ook de enige kosten die het gilde maakt, zodat de contributie laag blijft: €35 per jaar voor één kamer, €70 voor twee. Het gilde vergadert twee keer per jaar, iedere keer bij een andere deelnemer, en bijna iedereen komt altijd. Op de agenda staat steevast: wat wil je delen? Gildeleden grijpen de gelegenheid ook aan om vragen te stellen, zoals: hoe heb je je verzekeringen geregeld, bied je het ontbijt inclusief aan en laat je mensen vooruitbetalen ja of nee? En natuurlijk is er een borrel na afloop.


~Het Gilde B&B Museumkwartier~

*Toeristisch én zakelijk in trek*
De markt voor b&b’s in de binnenstad zit nog steeds in de lift. Sytse Koopmans en zijn partner maakten in 2004 de overstap van kamers verhuren aan studenten naar een b&b, aangemoedigd door een gesprek met een b&b-eigenares een straat verderop, die open huis hield op Koninginnedag. In hun riante herenhuis en een nabijgelegen werfkelder vlak onder de Domtoren bieden ze drie kamers aan met eigen sanitair en een kookgelegenheid. “Toen ik startte, kende ik in deze wijk vier of vijf adressen waar je kon overnachten. Nu tel ik er al 34, als ik kijk wat er op bedandbreakfast.nl, Airbnb en via het VVV wordt aangeboden,” vertelt Koopmans. Het Museumkwartier omvat naast de Dom het Centraal Museum, het Universiteitsmuseum, het Catharijneconvent, het Nijntje Museum en het Aboriginal Art Museum. Dicht in de buurt liggen ook het Spoorwegmuseum en het Museum van Speelklok tot Pierement. De wijk trekt in het weekend veel toeristen, ook vanwege de nabijheid van de Oude Gracht, het winkelgebied en de vele restaurants en cafés. In het Museumkwartier zelf is het rustig, op het gebeier van de Dom na, wat de wijk als slaapplaats extra aantrekkelijk maakt. Door de week profiteren de Utrechtse b&b’s van de aanwezigheid van de universiteit, de Jaarbeurs en de vele culturele instellingen, zoals het Beatrix Theater, waar het hele jaar door populaire musicals worden vertoond.

*Stijgende markt*
Koopmans heeft bij de start een gedegen marketingactie ondernomen door instellingen via de mail aan te schrijven en heeft sindsdien een uitstekende bezetting. “Er waren toen nog nauwelijks hotels in de binnenstad en ik ontving regelmatig gasten die werden gestuurd door de universiteit: een professor uit het buitenland liever al dan niet met partner die een kleine week bleef. Zo had ik van begin af aan een uitstekende bezetting. Standhouders van meerdaagse beurzen in de Jaarbeurs heb ik inmiddels als vaste gast. Een toenemende groep zijn Nederlanders die in het buitenland zijn gaan wonen en vanaf een centrale plek in het land hun familie en vrienden in Nederland bezoeken.” Alle gildeleden profiteren mee van de stijgende markt. Volgens Koopmans is er nog plaats voor meer b&b’s, want in weken met grote meerdaagse beurzen zit het hele gilde vol. De toename van hotels in de wijk – zoals vijf jaar geleden de komst van het Court Hotel – heeft de b&b’s geen noemenswaardige concurrentie opgeleverd. De hotels werken met dagprijzen, die meestal ver boven de prijs voor een overnachting bij één va de aangesloten b&b’s liggen.

*Oneerlijke concurrentie*
De gemeente Utrecht is b&b-minded, maar het kan beter, vindt Koopmans. Als voormalig raadslid is hij een bekende in de gemeentepolitiek en werd hij door een raadslid gevraagd mee te denken over het beleid met betrekking tot hotels en b&b’s in de stad. “Dat ik spreek namens zestien adressen maakt het natuurlijk interessanter. Ik heb op een inspraakavond verteld over het gilde, maar ik heb ook aandacht gevraagd voor de oneerlijke concurrentie van Airbnb-verhuurders, die geen toeristenbelasting afdragen. Ik heb de gemeente aangeraden daar een beleid op te maken, namelijk door van Airbnb te eisen toeristenbelasting in te houden bij de verhuurders. De gemeente kan de adressen niet achterhalen, dus moet Airbnb de inhouding regelen en namens hun verhuurders aan de gemeente afdragen. De politiek vond dat een goed idee.”

*Wat doe je samen, wat alleen?*
De leden van het Gilde B&B Museumkwartier houden elkaars niveau hoog. Als de één een nieuwe website heeft, neemt de ander ook eerder die stap. Het gilde doet niet aan gezamenlijke inkoop. “Dat is logistiek te ingewikkeld en levert te weinig voordeel op,” weet Koopmans. “We wisselen wel adressen uit voor betaalbaar en goed beddengoed en tips waar je zoet broodbeleg in kleine portieverpakkingen kunt kopen bijvoorbeeld. En mijn schoonmaakster, werkt inmiddels ook bij een ander.” Een belangrijke meerwaarde van samenwerken is dat je een ander kunt vragen je gasten binnen te laten als je er even niet bent. Koopmans gaat nog een stapje verder en houdt soms ook de agenda van een ander bij tijdens vakanties en laat de verhuur dan ook doorgaan. Heeft samenwerken ook nadelen? “Sommige deelnemers vinden het vervelend dat die agenda voor andere leden is in te zien. Maar wat moet je met die kennis? Ik denk niet dat iemand daarin geïnteresseerd is.”

~José Mast~