Een robot die het bed opmaakt is er nog niet, maar een programma dat dubbele boekingen voorkomt wel. Steeds meer bed & breakfasts schakelen over op een professioneel reserveringssysteem, die hun agenda up-to-date houdt. Maar is deze hotelsoftware wel rendabel voor kleine bedrijven?
Vroeger werkte Kiki van Rassel van BB Maasland met een papieren agenda. Daarin noteerde ze de boekingen, waarmee ze vervolgens alle digitale agenda’s van haar boekingskanalen bijwerkte. Dat betekende drie handelingen: één in Booking.com, één in Expedia en één in Airbnb. En als ze daar maar even te laat mee was, kon het al gebeuren: een overboeking. “Met vijf kamers had ik niet de capaciteit om de gast in zo’n geval een andere kamer aan te bieden. Dan moest ik gasten teleurstellen,” vertelt Kiki.
Ze vond een reserveringssysteem dat goed werkte, maar met meer dan 100 euro per maand aan de prijzige kant was. Inmiddels gebruikt ze Oscar, waarvoor ze per gekoppeld boekingskanaal betaalt. “Ik heb nu dezelfde tools voor 45 euro per maand, exclusief btw. Fouten en dubbele boekingen komen nu niet meer voor, maar het fijnste vind ik nog de geruststelling dat alle boekingen lopen zoals ze moeten lopen. Als ik een dag van huis ben hoef ik niet meer te denken: straks moet ik snel die reservering via Booking ook in mijn andere agenda’s bijwerken. Zonder reserveringssysteem hobbelt de administratie altijd achter je aan.”
Tijdbesparend
Ook de boekingen op haar website lopen nu via de hotelsoftware. Dat betekent dat ze alleen de boekingen die per telefoon of mail binnenkomen nog zelf in het systeem hoeft te zetten. “Bij boekingen via Bedandbreakfast.nl en Bedandbreakfast.eu is altijd meer correspondentie nodig, dus dat kost nog steeds veel tijd. Maar correspondentie voorkom je nooit helemaal met een reserveringssysteem. Ook op Airbnb heb ik vaak veel correspondentie met gasten.”
De pieken en dalen in de grafieken zijn een stimulans
Kiki gebruikt ook de standaard templates voor reserveringsbevestigingen en facturen. “Ik vind het fijn dat ik zelf toevoegingen kan doen, bijvoorbeeld over wat we telefonisch hebben afgesproken.” Wat nog wel iets beter kan is het gemak waarmee je reserveringen kunt aanpassen, vindt ze. “Als ik een reservering een dag wil verlengen, zijn daar nog teveel handelingen voor nodig. Dat kan niet met een simpele wijziging.”
Fouten zijn niet meer voorgekomen sinds Kiki de software gebruikt. “Alleen al daarom vind ik het systeem het geld meer dan waard. Daar komt bij dat ik veel tijd bespaar doordat ik heel makkelijk een brief voor het CBS kan uitdraaien over het aantal gasten, de nationaliteit en de verblijfsduur. Ook omzetgegevens haal ik eruit. Grafiekjes over bezetting vind ik leuk om te bekijken, maar die heb ik ook wel in mijn hoofd zitten. De laatste tijd ben ik meer aan het spelen met de prijzen. De pieken en dalen in de grafieken zijn dan een stimulans dat ik op de goede weg ben.”
Ook systemen maken fouten
Angie Ehritt van Check Mate Roermond gebruikt Piccotello nu één jaar. “Hiervoor heb ik in grote hotels gewerkt, dus ik weet wat er allemaal mogelijk is. Maar als je maar drie kamers hebt, is de betaalbaarheid heel belangrijk. Ik betaal nu 58 euro per maand, inclusief btw. Dat vind ik goed te doen. Het grote voordeel is dat ik reserveringen in één systeem bij elkaar heb en dat ik rapporten kan uitdraaien.”
Een koppeling met alle boekingskanalen heeft Check Mate Roermond nog niet. “Dat zou 35 euro extra kosten, terwijl het voor mij twee minuten werk is. Een enkele keer gebeurt het dat ik een boeking binnenkrijg via Booking en een minuut erna via Expedia. Dat kan ik niet voorkomen, maar mijn ervaring met grote reserveringssystemen is dat daar ook fouten in voorkomen. Dan houd ik het liever zelf bij. Als ik meer kamers zou hebben, zou ik die koppeling wel maken.”
Tot die tijd vindt Angie het overzicht dat het systeem biedt het grootste voordeel. “Ik zet mijn kosten erin, hoeveel commissie ik betaal en ik lees uit wat mijn maandelijkse bezetting is. Ik kan heel snel zien of gasten al eerder zijn geweest, zodat ik daarop kan inspelen. Automatische reserveringsbevestigingen in het Nederlands of in het Engels pas ik nog niet toe, maar die kan ik wel instellen. Facturering gebruik ik nu al. Daar heb ik nu geen apart boekhoudsysteem meer voor nodig.”
Om een reserveringssysteem te leren toepassen, moet je wel even de tijd nemen, vinden de gebruikers. “Je kunt ook de helpdesk bellen, maar ik vogel het liever zelf uit,” zegt Angie. “Ik denk dat iedereen het met een beetje hulp makkelijk onder de knie kan krijgen.”
Checklist reserveringssysteem
